Forma dokumentowa a forma pisemna.

forma dokumentowa a forma pisemna

Forma dokumentowa a forma pisemna.

Jeżeli masz wątpliwości, czy podpis Profilem zaufanym jest tym samym co elektroniczny podpis kwalifikowany, albo czy Twoja wiadomość e-mail wysłana do kontrahenta jest wiążąca

– ten wpis jest właśnie dla Ciebie!

Moi klienci często pytają czym różni się forma pisemna od dokumentowej i jakiego podpisu mogą użyć do zawarcia umowy.

Czy kontrakt podpisany z wykorzystaniem Profilu zaufanego będzie ważny?

Odpowiedź brzmi: to zależy.

Umowę możesz zawrzeć w dowolnej formie – ustnie, w formie dokumentu, na piśmie czy elektronicznie, o ile szczegółowe regulacje lub ustalenia z kontrahentem nie zastrzegają zachowania konkretnej formy.

Forma dokumentowa

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.


Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią – może to być wydruk, wiadomość e-mail, SMS, Messenger.


Kodeks cywilny nie tylko nie wymaga, aby dokument opatrzony był podpisem, lecz także przewiduje, że walor dokumentu przysługiwać będzie informacji zapisanej na nośniku innym niż papier.

Wystarczy, że sposób utrwalenia informacji będzie umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie.

Tym samym za dokument uznawane będą obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, SMS, czy też pliki komputerowe.


Sformułowanie tak szerokiej definicji dokumentu odpowiada potrzebom praktyki. Coraz częściej np. negocjacje umów handlowych odbywają się poprzez wymianę wiadomości e-mail czy też uzgodnienia telefoniczne. Jest to nie tylko tańsze, ale także szybsze niż wymiana tradycyjnej korespondencji.

Do września 2016r. wydruki korespondencji e-mailowej i nagrania rozmów telefonicznych mogły być wykorzystywane jedynie jako środki uprawdopodabniające fakt złożenia oświadczenia woli określonej treści, a w przypadku sporu – jako tzw. inne środki dowodowe. Zgodnie z obecnymi regulacjami takie wydruki czy też nagrania są dokumentami.

Nie muszą być nawet podpisane o ile jest możliwe ustalenie osoby, od której pochodzi dana wiadomość (oświadczenie).

Forma pisemna.

By zachować formę pisemną czynności prawnej, konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
Do zawarcia umowy w takim wypadku wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Forma elektroniczna
– jest tym samym co forma pisemna i powstaje przez opatrzenie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innymi słowy, jeśli strony umowy wymagają zachowania formy pisemnej lub takie wymaganie jest określone w ustawie, wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego spełnia zachowanie tego wymogu.


Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.


Przykład: Umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, wymaga ona zachowania formy
pisemnej pod rygorem nieważności (wymóg wynika z ustawy o prawie autorskim).

Można zatem taką umowę wydrukować i podpisać własnoręcznym podpisem lub umowę w wersji elektronicznej opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W obydwu przypadkach wymóg formy pisemnej będzie spełniony.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zatem konieczny, o ile dla danego dokumentu jest wymagane zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności (strony się tak umówiły lub wymóg wynika z ustawy). W takim przypadku kwalifikowany podpis elektroniczny równoznaczny jest z podpisem własnoręcznym na dokumencie w formie papierowej.


Pozostałe dokumenty można podpisywać z wykorzystaniem zwykłego podpisu elektronicznego w tym także Profilu zaufanego.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia – skontaktuj się ze mną!

E-mail radca@kancelariakonopczynska.pl

tel. 571 390 721